İş Sürekliliği Planlaması
Yazar: Sabri Deniz
İş sürekliliği planı, kriz anında hazırlanamaz. Krizde kullanılabilecek tek plan, öncesinde yazılmış ve denenmiş olandır.
İş Sürekliliği Planlaması Nedir?
İş sürekliliği planlaması, kurumun kritik faaliyetlerini kesintiye uğratabilecek olaylara karşı önceden hazırlık yapmasıdır. Amaç kesintiyi tamamen önlemek değil; kesinti hâlinde faaliyetin kabul edilebilir sürede yeniden başlamasını sağlamaktır.
Kritik Süreçlerin Belirlenmesi
Planlamanın ilk adımı, tüm süreçler için değil kritik süreçler için hazırlık yapmaktır. Kritiklik iki soruyla değerlendirilir:
- Bu süreç ne kadar süre durursa telafisi mümkün olmayan zarar oluşur?
- Bu sürecin durması hangi diğer süreçleri etkiler?
Risk Senaryoları
| Senaryo | Etkilenen alan | Tipik önlem |
|---|---|---|
| Kritik ekipman arızası | Üretim kapasitesi | Yedek ekipman, alternatif rota, kritik yedek parça |
| Tedarikçi kesintisi | Malzeme akışı | Alternatif kaynak, emniyet stoğu |
| Anahtar personel kaybı | Bilgi ve yetkinlik | Yedekleme, çok yönlülük, dokümantasyon |
| Bilgi sistemi kesintisi | Tüm süreçler | Yedekleme, manuel yedek prosedür |
| Altyapı kesintisi | Tesis operasyonu | Jeneratör, alternatif tedarik |
Anahtar Personel Riski
Sahada en sık karşılaştığımız ancak en az planlanan risk budur. Belirli bir makineyi yalnızca bir kişinin ayarlayabilmesi veya bir sürecin tamamının tek kişinin hafızasında olması yaygın bir durumdur.
Çözüm iki yönlüdür: beceri matrisi ile çok yönlülüğün planlı olarak artırılması ve kritik bilginin standart iş dokümanlarına aktarılması.
Beceri matrisi, bir kadro tablosundan fazlasıdır. Her istasyon için kaç kişinin yetkin olduğunu gösterdiğinde, tek kişiye bağımlı noktalar anında görünür hâle gelir.
Planın Test Edilmesi
Yazılmış ama hiç denenmemiş bir plan, kriz anında büyük olasılıkla işlemeyecektir. Bu nedenle planların düzenli aralıklarla masa başı tatbikatlarla test edilmesi önerilir.
Tatbikat sırasında ortaya çıkan eksiklikler, gerçek bir krizde ortaya çıkacaklardan çok daha ucuza kapatılır.
Kritik Süreçleri Belirlemek
İş sürekliliği planlaması, tüm süreçler için değil kritik süreçler için yapılır. Kritiklik, kesinti hâlinde oluşacak etkinin büyüklüğü ve bu etkinin ne kadar hızlı ortaya çıkacağıyla belirlenir.
Etki analizi yapılmadan hazırlanan planlar, kaynakları yanlış yere yönlendirir ve gerçek bir kesinti anında işe yaramaz.
- Kesinti hâlinde günlük gelir kaybı
- Müşteri taahhütleri ve sözleşme yaptırımları
- Yasal ve düzenleyici yükümlülükler
- İtibar etkisi ve müşteri kaybı riski
- Kabul edilebilir kesinti süresi
Plan Yazmak Yetmez, Test Edilmelidir
Hazırlanan planların önemli bir bölümü hiç test edilmez ve gerçek bir olayda uygulanamaz olduğu anlaşılır. Test, planın en değerli parçasıdır.
Testler kademeli yürütülebilir: masabaşı senaryo çalışmasından başlanır, ardından kısmi tatbikat ve gerekirse tam ölçekli tatbikat yapılır. Her testten sonra plan güncellenir.
İletişim Planı Çoğunlukla Eksiktir
Kriz anında teknik çözümden önce iletişim devreye girer. Kimin kimi, hangi kanaldan ve ne kadar sürede bilgilendireceği önceden tanımlanmadığında, ilk saatler bilgi kirliliğiyle geçer.
İletişim planı; iç ekipler, müşteriler, tedarikçiler ve gerekiyorsa kamu kurumları için ayrı ayrı hazırlanmalı ve iletişim bilgileri güncel tutulmalıdır.
Kriz anında en pahalı kayıp genellikle teknik değil, belirsizlikten doğan güven kaybıdır. Erken ve dürüst iletişim bu kaybı belirgin biçimde azaltır.
Bu konuda merak edilenler
Risk, olasılığı ve etkisi tahmin edilebilen belirsizliktir. Tamamen öngörülemeyen durumlar klasik risk yöntemleriyle değil, dayanıklılık ve senaryo planlamasıyla ele alınır.
Neden-olay-sonuç yapısında yazılmalıdır. 'Tedarik riski' yetersizdir; nedeni, olayı ve sonucu içeren bir tanım kullanılabilir olur.
Olasılık ve etki eksenlerinde riskler konumlandırılır. Ölçekler yazılı tanımlanmalıdır; 'yüksek' ve 'orta' herkes için aynı anlama gelmiyorsa matris tutarsız olur.
Önlemler uygulandıktan sonra geriye kalan risk düzeyidir. Kabul edilebilir sınırın üzerindeyse ek önlem gerekir; bu değerlendirme yapılmadan risk kapatılmamalıdır.
Riski yönetme yetkisi ve kaynağı olan kişi. Sorumluluğun bir bölüme değil isimle bir kişiye verilmesi takibi güçlendirir.
Kritik riskler aylık veya üç aylık, diğerleri altı aylık veya yıllık. Ayrıca önemli bir değişiklik veya olay sonrasında kayıt güncellenir.
Bu konuda kurumunuza özel destek ister misiniz?
İlk görüşme ve ihtiyaç analizi ücretsizdir.