Kalite Yönetim Sistemi Nedir?
Yazar: Sabri Deniz
İyi bir kalite yönetim sistemi, denetim geldiğinde değil her gün çalışır.
Kalite Yönetim Sistemi Nedir?
Kalite yönetim sistemi (KYS), bir kurumun ürün ve hizmetlerinin müşteri ve yasal şartları sürekli olarak karşılamasını güvence altına alan politika, süreç ve uygulamalar bütünüdür.
Sistemin amacı hata bulmak değil, hatayı önleyecek koşulları kurmaktır. Bu nedenle KYS yalnızca kalite departmanının değil, tüm süreç sahiplerinin sorumluluğundadır.
Sistemin Yapı Taşları
- 01Politika ve hedeflerkalite politikası ve ölçülebilir kalite hedefleri.
- 02Süreç haritasıana, destek ve yönetim süreçleri ile etkileşimleri.
- 03Dokümante bilgiprosedür, talimat, form ve kayıtların yönetimi.
- 04Yetkinlik yönetimigörev gereklilikleri, eğitim planı ve kayıtlar.
- 05Ölçme ve izlemesüreç göstergeleri, ürün kontrolü, müşteri geri bildirimi.
- 06İç tetkiksistemin kendi ekibiyle düzenli denetlenmesi.
- 07Düzeltici faaliyetuygunsuzlukların kök nedenine inilerek giderilmesi.
- 08Yönetimin gözden geçirmesiüst yönetimin sistemi değerlendirmesi ve kaynak kararları.
Dokümantasyonu Sadeleştirmek
Kalite sistemlerinin en yaygın hastalığı aşırı dokümantasyondur. Kimsenin okumadığı prosedürler, sistemin kendisine olan güveni azaltır.
Uyguladığımız yaklaşım şudur: her dokümanın bir sorusu olmalıdır. Bu doküman hangi soruyu cevaplıyor ve kim okuyacak? Cevap yoksa doküman sistemden çıkarılır.
Sahada işe yarayan doküman, çoğunlukla tek sayfalık ve görsel olandır. On sayfalık bir prosedürden çok, fotoğraflı bir standart iş kartı daha fazla uygulanır.
Yalın Yaklaşımla İlişkisi
ISO 9001 sistemin çerçevesini ve disiplinini kurar; yalın araçlar ise bu çerçeve içinde verimlilik ve sürekli iyileştirme sağlar. İkisi çelişmez, birbirini tamamlar.
Pratikte en sağlıklı yapı şudur: standart, ISO gerekliliklerini karşılayacak biçimde tanımlanır; ancak dokümanın kendisi yalın prensiplere uygun olarak sade ve görsel tutulur.
Sistem Kurmak ile Belge Almak Aynı Şey Değildir
Kalite yönetim sistemi, günlük işin nasıl yürütüldüğüne dair yapıdır. Belge ise bu yapının bir dış kuruluş tarafından doğrulanmasıdır.
Belge almayı hedefleyerek kurulan sistemler, denetim sonrası kullanılmaz hâle gelir. Sistemi kurup belgeyi bunun doğal sonucu olarak alan kurumlarda ise sistem canlı kalır.
Entegre Yönetim Sistemi Ne Kazandırır?
Kalite, çevre, iş güvenliği ve bilgi güvenliği sistemleri ayrı ayrı yürütüldüğünde, aynı süreçler için farklı doküman setleri ve farklı tetkik programları oluşur.
Üst seviye yapı sayesinde bu sistemler tek bir iskelet üzerinde birleştirilebilir: tek doküman seti, tek tetkik programı, tek yönetim gözden geçirmesi.
| Standart | Alan |
|---|---|
| ISO 9001 | Kalite yönetimi |
| ISO 14001 | Çevre yönetimi |
| ISO 45001 | İş sağlığı ve güvenliği |
| ISO 27001 | Bilgi güvenliği |
Sistemin Ağırlaşmasını Önlemek
Zaman içinde her uygunsuzluğa yeni bir form veya prosedür eklenir. Birkaç yıl sonra sistem, çalışanların kaçındığı bir yüke dönüşür.
Periyodik sadeleştirme çalışmaları bu birikmeyi önler. Her doküman için tek bir soru sorulur: bu belge gerçekten kullanılıyor mu ve bir karara hizmet ediyor mu?
Az sayıda ama gerçekten kullanılan doküman, kapsamlı ama uygulanmayan bir sistemden çok daha etkilidir.
Bu konuda merak edilenler
Müşteri ve yasal şartların tutarlı biçimde karşılanmasını sağlar; süreçleri tanımlar, ölçer ve iyileştirme mekanizması kurar.
Ölçeğe uygun sadelikte. Az sayıda ama gerçekten kullanılan doküman, kapsamlı ama uygulanmayan bir sistemden daha etkilidir.
Faaliyetlerin birbirine bağlı prosesler olarak tanımlanması ve etkileşimlerinin bütünsel yönetilmesidir. Bölüm bazlı değil, akış bazlı yönetim demektir.
Onay, dağıtım, revizyon takibi, güncel olmayan belgelerin kullanımdan kaldırılması ve dış kaynaklı belgelerin kontrolünü kapsar.
Zorunlu değildir ancak birden fazla sistem yürütülüyorsa yönetim yükünü belirgin biçimde azaltır.
Anket, şikâyet analizi, iade oranları, teslim performansı ve müşteri denetim sonuçları birlikte değerlendirilir.
Bu konuda kurumunuza özel destek ister misiniz?
İlk görüşme ve ihtiyaç analizi ücretsizdir.