Toplantı Yönetimi Eğitimi
Karar üretmeyen bir toplantı, katılımcı sayısı kadar saatlik kayıptır.
Eğitim İçeriği
- Toplantı gerekliliği testi: bu toplantı gerçekten gerekli mi?
- Toplantı türleri: bilgilendirme, karar, problem çözme, beyin fırtınası
- Gündem hazırlama ve ön okuma disiplini
- Roller: kolaylaştırıcı, kayıt tutan, zaman tutucu
- Katılımcı listesinin doğru belirlenmesi
- Karar kaydı ve aksiyon takibi
- Online toplantı yönetimi
- Ayakta toplantı (asakai) formatı
Toplantı Maliyeti Farkındalığı
Bir toplantının maliyeti, katılımcı sayısı ile süresinin çarpımıdır. Sekiz kişinin katıldığı iki saatlik bir toplantı, kurumdan on altı saatlik iş gücü çeker.
Eğitimde katılımcılar kendi toplantı envanterlerini çıkarır ve hangi toplantıların kısaltılabileceğini, birleştirilebileceğini veya tamamen kaldırılabileceğini birlikte değerlendirir.
Toplantının Maliyeti
Bir toplantının maliyeti, katılımcı sayısı ile süresinin çarpımıdır. Sekiz kişinin katıldığı iki saatlik bir toplantı, kurumdan on altı saatlik iş gücü çeker.
Bu hesap görünür kılındığında, toplantı sayısı ve süresi hakkındaki kararlar kendiliğinden değişir.
Toplantı Türleri ve Formatları
| Tür | Amaç | Format |
|---|---|---|
| Bilgilendirme | Bilgi aktarımı | Kısa; çoğu zaman e-posta yeterli olabilir |
| Karar | Seçim yapmak | Ön okuma zorunlu, karar vericiler hazır |
| Problem çözme | Kök nedene inmek | Küçük grup, veri hazır, uzun format |
| Beyin fırtınası | Fikir üretmek | Yargısız ortam, çeşitlilik |
| Günlük yönetim (asakai) | Sapma yönetimi | Ayakta, 10–15 dakika, sahada |
Roller
- Kolaylaştırıcı — gündeme sadık kalır, herkesin katılımını sağlar.
- Kayıt tutan — kararları, sorumluları ve terminleri yazar.
- Zaman tutucu — gündem maddelerinin süresini izler.
- Karar verici — tartışma sonucunda kararı alan kişi; baştan bilinmelidir.
Karar vericinin katılmadığı bir karar toplantısı, bir sonraki toplantıyı planlamaktan başka bir sonuç üretmez.
Toplantı Sonrası
Toplantının değeri, sonrasında ne yapıldığıyla ölçülür. Karar kaydı 24 saat içinde paylaşılmalı ve bir sonraki toplantının ilk gündem maddesi önceki kararların takibi olmalıdır.
Bu basit disiplin, toplantıların tekrar eden tartışmalara dönüşmesini engeller.
Sık Sorulan Sorular
Hedef sayıyı azaltmak değil, her toplantının bir amacı ve çıktısı olmasını sağlamaktır. Bazı durumlarda daha kısa ama daha sık toplantılar (günlük asakai gibi) daha verimli sonuç verir.
Amacın belirsizliği, gündemsizlik, yanlış katılımcı listesi, karar alınmaması ve takip yapılmaması. Bu beş nedenden en az biri hemen her verimsiz toplantıda mevcuttur.
Amaç bilgi paylaşımıysa yazılı iletişim genellikle yeterlidir. Toplantı; tartışma, ortak karar veya ortak anlayış gerektiğinde anlamlıdır.
Her madde için konu, amaç (bilgi/tartışma/karar), sorumlu ve süre yazılır. Amacı belirtilmemiş gündem maddeleri, toplantıda en çok zaman tüketen kalemlerdir.
Karar için yetkisi olan, bilgisi gereken ve uygulamada sorumluluk alacak kişiler. Bilgi amaçlı katılımcılar için toplantı notu paylaşımı yeterlidir.
Gündemin gerektirdiği kadar; ancak varsayılan süreyi 60 dakika yerine 25 veya 50 dakika yapmak, hem odaklanmayı hem de ardışık toplantılar arası geçişi iyileştirir.
Amaç ve beklenen çıktı bir cümleyle söylenir, gündem ve süre hatırlatılır. Bu 30 saniyelik açılış, toplantının odağını belirleyen en etkili müdahaledir.
Konu bir 'park listesi'ne alınır ve toplantı sonunda değerlendirilir. Böylece fikir kaybedilmez ancak gündem korunur.
Karar, sorumlu ve tarih üçlüsü toplantı içinde sözlü olarak tekrarlanır ve yazılır. Toplantı sonrası farklı yorumların oluşmasının önüne bu tekrar geçer.
Alınan kararlar, aksiyonlar (sorumlu ve tarihle), park listesi ve bir sonraki adım. Tartışmanın ayrıntılı dökümü genellikle okunmaz ve gereksizdir.
Aynı gün içinde. Gecikmiş notlar, aksiyonların başlama süresini doğrudan geciktirir.
Bir sonraki toplantının ilk maddesi, önceki aksiyonların durumu olmalıdır. Takip edilmeyen aksiyonlar, birkaç toplantı içinde ciddiye alınmaz hâle gelir.
Günlük kısa saha toplantısı, haftalık ekip toplantısı ve aylık gözden geçirme yaygın bir yapıdır. Her toplantının kapsamı ve süresi farklı ve net olmalıdır.
Not alma dışında kapalı tutulması, hem katılımı hem karar kalitesini artırır. Kuralın toplantı başında hatırlatılması ve yöneticinin uyması belirleyicidir.
Kamera kullanımı, söz alma düzeni ve ekran paylaşımı kuralları önceden belirlenmelidir. Sessiz kalan katılımcılar için isimle söz verme yöntemi etkili olur.
Uzaktaki katılımcıların dezavantajlı kalmaması için tüm katılımcıların aynı dijital ortamı kullanması, ortak belge üzerinden ilerlenmesi ve söz sırasının yönetilmesi gerekir.
Düzenli toplantılar periyodik olarak gözden geçirilir; amacı kalmayanlar kapatılır. Ayrıca bilgi amaçlı toplantılar yazılı güncellemelere dönüştürülür.
Katılımcı sayısı ve süre çarpılarak yapılan basit bir hesap, gereksiz toplantıların görünür olmasını sağlar ve katılımcı listesini daraltmayı kolaylaştırır.
Tüm kademelerden yöneticiler, proje liderleri, toplantı kolaylaştırıcıları ve düzenli toplantı yürüten tüm çalışanlar için uygundur.
Katılımcıların mevcut toplantı yapısı analiz edilir, gündem şablonu hazırlanır ve örnek bir toplantı canlandırmalı olarak yürütülüp geri bildirim verilir.
Toplantı süresi, karar sayısı, aksiyonların zamanında kapanma oranı ve katılımcı memnuniyeti izlenerek.
Liderlik & İnsan Kategorisindeki Diğer Eğitimler
Kurumsal dönüşümünüzü birlikte tasarlayalım.
İlk görüşme ve ihtiyaç analizi ücretsizdir. Ekibimiz size özel bir yol haritası hazırlamak için hazır.