ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Belgesi Nedir?
Yazar: Sabri Deniz
Belge, sistemin sonucudur; başlangıcı değil. Belge almak için kurulan sistemler denetim sonrası hızla terk edilir.
ISO 9001 Belgesi Nedir?
ISO 9001 belgesi, bir kurumun kalite yönetim sisteminin standardın gerekliliklerini karşıladığının bağımsız bir belgelendirme kuruluşu tarafından doğrulandığını gösteren belgedir.
Belgeyi standardı yayınlayan ISO değil, akredite belgelendirme kuruluşları düzenler. Akreditasyon, belgelendirme kuruluşunun yetkinliğinin ulusal akreditasyon kurumu tarafından onaylanmış olması anlamına gelir.
Belgelendirme Süreci
- 01Sistem kurulumusüreçlerin tanımlanması, dokümantasyon ve uygulamaya alınması.
- 02İç tetkiksistemin kendi ekibiniz tarafından denetlenmesi ve eksiklerin giderilmesi.
- 03Yönetimin gözden geçirmesiüst yönetimin sistemi değerlendirmesi ve karar alması.
- 04Aşama 1 denetimibelgelendirme kuruluşunun dokümantasyon ve hazırlık incelemesi.
- 05Aşama 2 denetimisistemin sahada uygulanıp uygulanmadığının denetlenmesi.
- 06Uygunsuzlukların kapatılmasıtespit edilen bulgulara düzeltici faaliyet.
- 07Belge düzenlenmesigenellikle üç yıl geçerli; ara denetimlerle sürdürülür.
Denetimde Sık Karşılaşılan Bulgular
- Kalite hedeflerinin ölçülebilir olmaması veya izlenmemesi
- İç tetkiklerin planlanmış ancak gerçekleştirilmemiş olması
- Düzeltici faaliyetlerde kök neden analizinin yapılmaması
- Yetkinlik kayıtlarının eksik olması
- Dokümante bilginin güncel olmaması veya revizyon kontrolünün bulunmaması
- Yönetimin gözden geçirmesinde standardın istediği girdilerin eksik kalması
En sık görülen bulgu, sistemin yazılı hâli ile sahadaki uygulamanın farklı olmasıdır. Denetçi prosedürü değil, prosedürün uygulanıp uygulanmadığını sorgular.
Belge Öncesi Hazırlık
Belgelendirme denetimine girmeden önce en az bir tam iç tetkik döngüsünün tamamlanmış ve yönetimin gözden geçirmesinin yapılmış olması gerekir.
Ayrıca sistemin en az birkaç ay boyunca fiilen çalışmış olması beklenir; çünkü denetçi kayıt üzerinden geçmiş uygulamayı inceler.
Belgelendirme Süreci Adım Adım
Belgelendirme, sistem kurulup bir süre işletildikten sonra başlar. Kayıt oluşmadan yapılan başvurular, denetimde kanıt eksikliğiyle sonuçlanır.
- 01Sistem kurulur ve süreçler işletilmeye başlanır
- 02İç tetkik yapılır ve bulgular kapatılır
- 03Yönetim gözden geçirmesi gerçekleştirilir
- 04Belgelendirme kuruluşuna başvurulur
- 05Aşama 1 denetimi: dokümantasyon ve hazırlık incelemesi
- 06Aşama 2 denetimi: sistemin sahada uygulanmasının denetimi
- 07Bulgular kapatılır ve belge düzenlenir
Belgelendirme Kuruluşu Nasıl Seçilir?
Belgenin değeri, veren kuruluşun akreditasyonuna bağlıdır. Akredite olmayan kuruluşlardan alınan belgeler, müşteriler tarafından kabul edilmeyebilir.
Seçimde akreditasyon durumu, sektör deneyimi, denetçi yetkinliği ve denetim gün sayısı birlikte değerlendirilmelidir. Belirgin biçimde düşük gün sayısı öneren teklifler dikkatle incelenmelidir.
Belge Sonrası Yükümlülükler
Belge alındıktan sonra sistem işletilmeye devam etmelidir. Gözetim denetimleri, sistemin canlı kalıp kalmadığını kontrol eder.
Belge genellikle üç yıl geçerlidir; bu süre içinde yıllık gözetim denetimleri yapılır ve üçüncü yılın sonunda yeniden belgelendirme denetimi gerçekleştirilir.
Denetim öncesi hızlıca hazırlanan sistemler, gözetim denetimlerinde sürdürülemez. Sistemin günlük işin parçası hâline gelmesi, belgelendirmenin asıl amacıdır.
Bu konuda merak edilenler
Genellikle üç yıl. Bu süre içinde yıllık gözetim denetimleri yapılır ve üçüncü yılın sonunda yeniden belgelendirme denetimi gerçekleştirilir.
Kuruluşun mevcut olgunluğuna ve kaynak ayırma hızına bağlıdır. Sistemin kurulması, işletilmesi ve kayıt oluşması zaman gerektirir.
Belgenin değeri, veren kuruluşun akreditasyonuna bağlıdır. Akredite olmayan kuruluşlardan alınan belgeler müşteriler tarafından kabul edilmeyebilir.
Aşama 1 dokümantasyon ve hazırlık düzeyini inceler; aşama 2 sistemin sahada nasıl uygulandığını denetler.
Bulgular kök neden analiziyle birlikte kapatılır ve kanıt sunulur. Majör bulgular belge düzenlenmesini erteler.
Sistem işletilmeye devam etmelidir. İç tetkik, yönetim gözden geçirmesi ve iyileştirme faaliyetleri düzenli olarak sürdürülür.
Bu konuda kurumunuza özel destek ister misiniz?
İlk görüşme ve ihtiyaç analizi ücretsizdir.